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Betriebs­kosten­abrechnung

Betriebs­kosten­abrechnung erstellen - aber richtig

Tipps für Vermieter

Betriebs­kosten einer Mietwohnung gelten neben dem eigentlichen Mietpreis als „die zweite Miete“. Sie können für Vermieter schnell zur Stolper­falle werden, wenn einige Faktoren bei der Erstellung einer Betriebs­kosten­abrechnung zur Geltend­machung nicht beachtet werden – etwa dann nämlich, wenn bestimmte Formalien nicht eingehalten werden oder aus Unsicherheit hinsichtlich der Frage, was überhaupt abgerechnet werden darf, falsche Kosten umgelegt werden sollen.

Die Form wahren

Das Bürgerliche Gesetzbuch hat in den Paragraphen 535 und 556 rechtliche Vorgaben getroffen, um vor dem Hintergrund eines Ausgleichs der Interessen von Mietern und Vermietern Rechts­sicherheit zu schaffen. Danach hat grund­sätzlich der Vermieter alle auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen, wobei einige der im allgemeinen Sprach­gebrauch auch als Nebenkosten bekannten Posten umlagefähig sind. Sie können auf den Mieter übertragen werden, sei es als

  • Pauschale
  • Voraus­zahlung oder
  • Bestandteil der Brutto­kalt­miete,

die sich als Nettomiete (Grundmiete) plus den im Mietvertrag ausgewiesenen Betriebs­kosten - Nebenkosten außer den Heizkosten - definiert.

Dabei gilt es nicht nur inhaltlich die richtigen, sprich umlagefähigen Kosten in der richtigen Höhe in der Abrechnung zu erfassen, sondern auch bestimmte Formalien einzuhalten, damit die Abrechnung juristisch Bestand hat.

Denn: Werden bei der Betriebs­kosten­abrechnung Fehler gemacht, wird sie von Mieterseite aus anfechtbar, der Verlust eines Anspruchs auf Rück­zahlungen droht.

Zu den wichtigsten formellen Anforderungen gehören

  • die Frist­wahrung: Spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungs­zeitraums muss die Betriebs­kosten­abrechnung beim Mieter sein – auch dann, wenn der Mieter mittlerweile ausgezogen ist.
  • die Einhaltung eines Abrechnungs­zeitraums von zwölf Monaten.

Die Abrechnung muss in Textform erstellt sein und persönlich an den betreffenden Mieter adressiert versandt werden.

Um formell wirksam zu sein, muss eine Betriebs­kosten­abrechnung weitere stilistische und inhaltliche Kriterien wie

  • übersichtlicher Aufbau und Gliederung
  • Verwendung klarer und eindeutiger Formulierungen
  • eine auch für den juristisch und betriebs­wirtschaftlich unkundigen Laien leicht verständliche Sprache
  • Vollständigkeit

erfüllen.

Was zur Vollständigkeit gehört

Um formellen Anforderungen zu genügen, spielt der Faktor Vollständigkeit eine hervor­gehobene Rolle. Formell einwandfrei ist eine Abrechnung nur dann, wenn sie eine Berechnung des Mieter­anteils enthält, eine komplette Aufstellung der Gesamt­kosten bietet, sowie etwaige bereits geleistete Voraus­zahlungen des Mieters berücksichtigt.

Zudem müssen der Abrechnung eine Angabe sowie eine Erläuterung der betreffenden, zur Anwendung gelangten Verteiler­schlüssel zu Grunde gelegt sein. Eventuelle Versäumnisse zu Lasten des Vermieters sind nicht mehr im Nachhinein einklagbar. Allerdings kann er aber solche Korrekturen auch im Anschluss einer bereits versandten Abrechnung noch ergänzen, die nicht zu Lasten des Mieters gehen.

Vollständig ist eine Betriebs­kosten­abrechnung aus Vermieter­sicht auch nur dann, wenn sie alle Betriebs­kosten enthält, die auch im Mietvertrag vereinbart worden waren. Denn Vermieter können tatsächlich auch nur solche Kosten umlegen, die auch im Mietvertrag als Betriebs­kosten benannt sind.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Somit können Vermieter zu allererst demnach nur diejenigen Betriebs­kosten geltend machen, die

  • im Mietvertrag und der Betriebs­kosten­abrechnung aufgeführt und auch als Betriebs­kosten explizit benannt sind
  • tatsächlich entstanden sind und

umlagefähig sind.

Vor dem Hintergrund der Frage nach Umlage­fähigkeit ist die Betriebskosten­vereinbarung (BetrKV) maßgebend, in der 17 umlagefähige Einzel­positionen im Sinne des Paragraphen 2 aufgelistet sind.

Dazu gehören etwa Kosten für Grundsteuer, Wasser­versorgung, Beleuchtung, Garten­pflege, Gebäuder­einigung oder auch für einen Aufzug.

grund­sätzlich gilt: Andere als in der BetrKV genannten Kosten dürfen nicht umgelegt werden. Und: Sonstige Betriebs­kosten müssen genau bezeichnet sein.

Etwa am Beispiel Fenster­sanierung lassen sich exemplarisch diejenigen Posten voneinander abgrenzen, die einerseits zu den kalten, umlagefähigen Betriebs­kosten gehören und anderer­seits diejenigen Kosten, die Vermieter nicht auf den Mieter umwälzen können.

Zu letzteren gehören – in Abgrenzung zu reinen Wartungs- und Reinigungs­kosten – insbesondere sämtliche Kosten, die im Rahmen von

  • Verwaltung (Hausmeister- oder Haus­verwalter­kosten)
  • Instand­haltung
  • Instand­setzung

aufgelaufen sind.

Besteht etwa ein Wartungs­vertrag mit einer Fenster­reinigungs­firma, sind das Reinigen der Gläser oder auch das Schmieren der Fenster­scharniere umlagefähig, der Austausch einer ohne Eigen­verschulden des Mieters zu Bruch gegangenen Scheibe jedoch nicht.

Vor dem Hintergrund, dass grund­sätzlich nur die Betriebs­kosten umlagefähig sind, die dem Vermieter laufend entstehen (monatlich, jährlich oder in einem bestimmten Mehrjahres­zeitraum), stellt ein defekt gewordenes Fenster ein einmaliges Ereignis dar, das im Rahmen einer Sondersituation nicht turnusmäßig entstanden ist und dessen Reparatur daher nicht auf Mieter umgelegt werden kann.

Gleiches gilt nicht nur für die Instand­setzungs­kosten (Arbeits­stunden der Handwerker) selbst, sondern insbesondere auch auf reine Material- oder auch Finanzierungs­kosten. Nimmt ein Vermieter etwa einen für die Reparatur klassischen Ratenkredit zur Finanzierung auf, der – wie diesbezüglich https://www.blitz-kredite.com/ informiert - im Prinzip für jeden Verwendungs­zweck flexibel genutzt werden kann und daher von Vermietern gerne in Anspruch genommen wird, muss er sämtliche Kosten im Rahmen einer umfassenden Instand­haltung aus eigener Tasche bezahlen.

Dagegen können grund­legende Modernisierungsmaßnahmen, etwa durch Austausch der alten Fenster gegen energetisch höher effiziente Ausführungen, für den Mieter unter Umständen höhere Mieten mit sich bringen – dann nämlich, wenn der Gebrauchs­wert der Wohnung dadurch nachweislich erhöht wird. Liegt solch ein glaubhafter Nachweis vor, können Vermieter die Jahresmiete einmalig um elf Prozent als Ausgleich für die aufgewendeten Modernisierungs­kosten geltend machen.

Umgekehrt hat der Mieter wiederum das Recht, die Miete zu kürzen, wenn Mängel wie etwa undichte Fenster nicht behoben werden. Allerdings muss der Vermieter über die Situation vorab in Kenntnis gesetzt worden sein.

Gesonderte Behandlung von Heizkosten

In Abgrenzung zu bislang aufgeführten sogenannten „kalten Betriebs­kosten“ müssen Heizkosten gesondert, nach Verbrauch abgerechnet werden. Mit Ausnahme von Alten- und Studenten­heimen wie auch von besonders energie­effizienten Gebäuden müssen hierbei entsprechend der Heizkosten­verordnung mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche.

Nach geltender Heizkosten­verordnung muss der Vermieter im Gegensatz zu pauschalen Abrechnungs­modalitäten bei den übrigen Betriebs­kosten die Kosten verbrauchs­abhängig verteilen.

Dazu ist er in der Regel verpflichtet, den Verbrauch des Mieters für Heizung und Warmwasser über Ablese­geräte an den Heiz­körpern und eine Warmwasser­uhr zu erfassen.

Zunächst muss der Vermieter die anteiligen Kosten für die Erwärmung des Wassers und der Wohnungen berechnen.

Danach werden die auf Heizung und Warmwasser entfallenden anteiligen Kosten nochmals nach Verbrauch und Quadrat­meter­fläche aufgeteilt. Dieser Aufteilung darf maximal ein Verhältnis von 70 Prozent Verbrauch und 30 Prozent Fläche, minimal ein Verhältnis von 50 Prozent Verbrauch und 50 Prozent Fläche zu Grunde liegen.

Die so rechnerisch ermittelten vier anteiligen Kosten­positionen, jeweils zwei für Warmwasser und zwei für Heizung, müssen dann individuell berechnet werden. Notwendig ist die Angabe des Gesamt­verbrauchs und der Gesamt­fläche des Hauses.

Quelle: Mietminderungstabelle/om

Bearbeitungsstand: 19.06.2017

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